Denne privatlivspolitik er gældende fra 01. januar 2023.
Herfølge Skytteforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun opbevarer og behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra en berettiget (legitim) interesse. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for foreningens drift og virke.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Herfølge Skytteforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Herfølge Skytteforening
CVR: 2994 6329
Formand: Niels Peter Jensen
Mail: info@herfoelge-skytteforening.dk
Website: www.herfoelge-skytteforening.dk
Vedligehold af dine personoplysninger
Du har som medlem af Herfølge Skytteforening pligt til at sørge for at dine personlige oplysninger er korrekte, og henvende dig til formanden ved eventuelle ændringer.
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger.
Generelt
Registrerings- og kontaktoplysninger som fx. navn, adresse, indmeldelses-dato, telefonnummer, fødselsdato, CPR-nr og e-mailadresse.
Foto til brug for entydig identifikation bl.a. i forbindelse med lån af våben (medlemskort).
Om ledere og trænere:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og email-adresse.
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen samt bankkontonummer der anvendes i forbindelse med evt udlæg mv.
Foto til brug for entydig identifikation bl.a. i forbindelse med lån af våben
Personoplysninger, der er omfattet af en særlig grad af beskyttelse:
Vi opbevarer generelt oplysninger om udmeldte medlemmer i 5 år efter udmeldelse. Det skyldes bl.a. bestemmelserne i regnskabsloven samt kommunens regler omkring støtte til frivillige foreninger. I helt særlige tilfælde opbevares oplysningerne i længere tid. Det afhænger af formål og lovgivning, og det er derfor ikke muligt give en generel regel herom.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig selv.
I nogle tilfælde kan der dog være andre kilder (kun for trænere, instruktører, kassevagter, bestyrelsesmedlemmer):
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund til det.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Behandling af medlemsoplysninger sker
Formålet med behandling af oplysninger på ledere og trænere er
Vi behandler kun personoplysninger ud fra de legitime interesser.
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede interesser som:
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn og på grund af særlige dokumentationskrav til skytteforeninger opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i 5 år efter din udmeldelse af foreningen. I særlige tilfælde længere.
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre eller værge.
Der sker også opbevaring af oplysninger med historisk værdi, til statistik og lignende.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder eller værge. Vores udgangspunkt er 18 år.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet (træning, stævner, konkurrencer mv.) sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til markedsføring fra trediepart og lignende.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Af administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen. I særlige tilfælde længere.
Det sker fordi vi skal kunne dokumentere overfor offentlige myndigheder og idrætsorganisationer i forbindelse med tilskud mv. i indeværende + 5år, at du har været medlem.
Ulønnede ledere og trænere:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt. I særlige tilfælde længere.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Se afsnittet om kontaktoplysninger.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.
